Checklist de implantação de um cliente

Os 7 passos para colocar uma operação no ar com segurança — do diagnóstico ao go-live gradual e à primeira semana.

Implantar o ScalaCRM num negócio — o seu ou o de um cliente, se você é agência — é um projeto de uma a duas semanas quando feito na ordem certa. Este é o roteiro que usamos: 7 passos, cada um destravando o seguinte.

1. Diagnóstico

Antes de tocar no sistema, entenda a operação em uma conversa de uma hora:

De onde vêm os leads (anúncio, indicação, balcão)? Quem atende hoje, e em quantos números?
Qual é o caminho do lead até a venda? Onde ele trava (demora na resposta, orçamento sem retorno)?
O que a IA deve e o que não deve fazer (preços fechados? agendamento? só triagem)?

Anote as 15-20 perguntas mais frequentes dos clientes reais — vão virar o FAQ do agente no passo 4.

2. Canais

Conecte o WhatsApp (API oficial de preferência; o número que escala merece o canal com regras claras), o Instagram se fizer parte da operação, e convide a equipe com os papéis certos. Envie e receba uma mensagem de teste em cada caixa antes de seguir.

3. Funil e campos

Modele o processo real no Funil: etapas do meio que espelham como o negócio de fato avança ("Em atendimento", "Orçamento enviado", "Agendado"...). Crie os campos personalizados que a operação precisa consultar depois (convênio, tamanho da empresa, origem da indicação). Não invente processo novo na implantação — digitalize o que existe; melhore depois, com dados.

4. Conhecimento do agente

Monte o agente em Agentes IA (o botão Criar com IA dá um rascunho excelente a partir do site). Preencha identidade e tom, o FAQ do diagnóstico, as objeções com as respostas do jeito que o dono responderia, e suba materiais nas Fontes de conhecimento. Regra de ouro: informação errada no conhecimento = agente errando com confiança.

5. Ferramentas e agenda

Configure as Ferramentas do agente: mover no funil (amarrada às etapas do passo 3), avisar/transferir para a equipe, e — se a operação agenda — consultar horários e agendar. Nesse caso, configure antes a Agenda: disponibilidade e intervalo de cada profissional, e o lembrete anti-falta.

6. Testes

Não pule esta etapa; é ela que separa implantação profissional de improviso:

Playground: converse você mesmo com o agente — o cliente típico, o indeciso, o que pede desconto. Ações aparecem simuladas, sem tocar dados reais.
Simulador de personas: rode os perfis prontos (apressado, cético, curioso, pronto) e leia o relatório.
Avaliação: salve as melhores conversas como casos de teste e rode a avaliação — as notas de tom, veracidade, condução e segurança são sua linha de base para o futuro.

Corrija o conhecimento a cada erro encontrado e teste de novo.

7. Go-live gradual

Ative o agente em uma caixa só (ou na de menor volume) e acompanhe de perto. Estando saudável por alguns dias, expanda para o resto.

⚠️ Atenção: resista à tentação de ligar tudo em todas as caixas no dia 1. O custo de um go-live gradual é dias; o custo de um agente mal calibrado falando com toda a base é a confiança do cliente.

A primeira semana

Leia as conversas do agente diariamente e incentive a equipe a usar o 👍/👎 nos balões da IA — as respostas mal avaliadas aparecem reunidas para você agir.
Acompanhe as sugestões de FAQ: quando o agente não sabe responder algo, o sistema sugere a pergunta — responda e vire FAQ em um clique.
Ajuste conhecimento e roteiro com base no que viu, e rode a avaliação de novo antes de cada mudança relevante.

💡 Dica: marque uma revisão na virada do primeiro mês: taxa de handoff (chamadas de humano), conversas movidas no funil e feedback do time contam se o agente está pronto para mais autonomia.