ScalaCRM

Playbook: clínicas médicas e estéticas

Agenda por profissional, lembrete anti-falta, agente que triagem e agenda sozinho, e follow-up de orçamentos parados.

Clínica vive de agenda cheia — e morre de dois males: demora em responder (a paciente fecha com quem respondeu primeiro) e falta (o horário vago que ninguém pagou). Este playbook monta o ScalaCRM para atacar os dois. Siga o checklist geral de implantação e aplique as especificidades abaixo.

1. Agenda: a fundação

Antes de qualquer IA, configure a Agenda (menu Agenda):

  1. Disponibilidade por profissional: em cada profissional, defina os blocos de atendimento por dia da semana (ex.: seg-sex 08h-12h e 14h-18h). Cada um tem a própria grade.
  2. Intervalo entre atendimentos: o tempinho de respiro/higienização entre um paciente e outro (ex.: 10-15 min). O sistema respeita o intervalo ao oferecer horários e acusa conflito ao encaixar.
  3. Cadastre os compromissos existentes para a grade nascer verdadeira.

2. Lembrete anti-falta

Ative o Lembrete na Agenda: uma mensagem automática antes do horário, com nome, data, hora, procedimento e profissional preenchidos sozinhos. Na API oficial use um template aprovado; peça confirmação na mensagem ("confirma presença?") — quem responde "não consigo" libera o horário a tempo de reencaixar alguém.

💡 Dica: faltas costumam cair drasticamente só com o lembrete + confirmação. É o recurso de melhor retorno por minuto de configuração deste playbook.

3. O agente: triagem e agendamento 24/7

Monte o agente com duas ferramentas de agenda:

  • Consultar horários — o agente verifica os horários realmente livres do profissional (grade + compromissos + intervalo);
  • Agendar — grava o compromisso na agenda, checando conflito; se o horário pedido está ocupado, ele mesmo oferece as alternativas livres. O profissional é notificado.

Na aba Comportamento, escreva o roteiro de triagem em passos ordenados — exemplo:

  1. Acolher e perguntar o procedimento de interesse;
  2. Perguntas de triagem (primeira vez? região/queixa? convênio ou particular?);
  3. Informar como funciona a avaliação (e valor, se a clínica divulga);
  4. Oferecer horários e agendar;
  5. Confirmar dados e orientações de chegada.

4. FAQ: preços e convênios

O conhecimento do agente precisa cravar as perguntas que dominam o WhatsApp de clínica:

  • Preços: decida a política com o dono — divulgar valores fechados, faixas ("a partir de"), ou "avaliação define o valor". Escreva exatamente essa política no FAQ; o que não estiver escrito o agente não deve prometer (e as proteções seguram invenção de preço).
  • Convênios: liste os aceitos e o que fazer quando não atende o convênio da paciente (particular? reembolso?).
  • Preparo/contraindicações básicas, formas de pagamento e parcelamento, endereço e estacionamento.

⚠️ Atenção: agente de clínica não faz diagnóstico nem indica conduta — deixe isso explícito na identidade ("dúvidas clínicas são respondidas pelo profissional na avaliação") e configure a ferramenta de avisar a equipe para casos sensíveis.

5. Funil e follow-up de orçamento

Etapas do meio sugeridas: Em triagem → Avaliação agendada → Orçamento apresentado → Em negociação. Ligue a etapa de avaliação agendada ao evento de qualificação para anúncios se a clínica investe em tráfego.

O ouro esquecido da clínica são os orçamentos apresentados sem resposta. Ative o follow-up do agente: alguns dias após a conversa esfriar, ele retoma sozinho ("Oi {nome}! Ficou alguma dúvida sobre o orçamento? Posso ver uma condição?"). Se a paciente responder, a conversa reabre — com o agente ou com a equipe.

Primeira semana

Acompanhe: taxa de resposta ao lembrete, faltas, agendamentos feitos pelo agente fora do horário comercial (o número que justifica o projeto) e as conversas com 👎 para ajustar o roteiro.

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